Funkcja JEŻELI należy do grupy funkcji logicznych, a jej działanie opiera się na sprawdzeniu czy wskazany test logiczny jest prawdziwy czy fałszywy. Jest to jedna z najpopularniejszych funkcji w programie Excel, dlatego jej znajomość jest kluczowa przy pracy w tym programie. Jeśli mamy do sprawdzenia więcej niż dwa warunki, możemy użyć wielu funkcji JEŻELI.

Składnia funkcji JEŻELI

Funkcja JEŻELI ma prostą i logiczną składnie:

JEŻELI(test_logiczny;[wartość jeżeli prawda];[wartość jeżeli fałsz])

Test logiczny to nic innego jak sprawdzenia jakiegoś warunku. Przykładowo A1>100, znaczy sprawdź czy w komórce A1 jest liczba większa niż 100.

Po podaniu warunku do sprawdzenia wpisujemy co ma się wyświetlić jeżeli nasz warunek będzie prawdziwy. Przykładowo chcemy aby pojawił się tekst większa niż 100, więc po średniku napiszemy w cudzysłowie "większa niż 100". Analogicznie po drugim średniku napiszemy "mniejsza niż 100". Taki napis zostanie wyświetlony jeżeli w komórce A1 wpisana liczba będzie poniżej 100.

Funkcja JEŻELI w praktyce

Arkusz z przygotowanym zestawieniem do poniższych zadań jest dostępny do pobrania pod tym linkiem. Zachęcam Cię do ściągnięcia pliku i wykonania kroków opisanych poniżej. Pamiętaj, że tylko ćwicząc na konkretnych przykładach uczysz się najefektywniej. Do dzieła!

Otrzymaliśmy tabelę z danymi pracowników. Musimy zmienić w kolumnie płeć wszystkie „k” na wyraz kobieta i wszystkie „m” na mężczyzna. Jeżeli było by to kilka wierszy możemy to zrobić ręcznie, ale co w sytuacji kiedy jest to kilka tysięcy pracowników? Idealna do tego zadania będzie funkcja JEŻELI.

Tworzymy obok nową kolumnę, w której pierwszym wierszu stworzymy formułę JEŻELI. Chcemy, żeby Excel sprawdził czy w kolumnie obok jest „k”. Jeżeli będzie to niech wyświetli się nam kobieta. W przeciwnym wypadku niech wyświetli się mężczyzna. Cała funkcja w tym wypadku wygląda następująco: =JEŻELI(C3="k";"kobieta";"mężczyzna")

Następnie klikamy Enter i kopiujemy formułę przeciągając ją za prawy dolny róg w dół aż do końca zestawienia. Alternatywnie przy dużych listach, możemy to zrobić dwukrotnie klikając prawy dolny róg pierwszej komórki, wówczas Excel automatycznie skopiuje nam formułę do końca naszej listy.

Jeżeli chcemy usunąć kolumnę C, musimy najpierw zamienić formuły na wartości w kolumnie D. W przeciwnym wypadku po usunięciu kolumny C pojawią nam się błędy. Dlatego zaznaczamy wszystkie wiersze w kolumnie D i wciskamy skrót kopiowania CTRL+C, następnie wciskamy skrót wklejania CTRL+V. Obok kolumny pojawi nam się mały kwadracik, który po kliknięciu rozwinie nam opcje wklejania. Zaznaczamy, że chcemy wkleić tylko wartości. Dopiero po tej operacji usuwamy kolumnę C.

Zagnieżdżenie funkcji JEŻELI

Są sytuacje kiedy musimy użyć wielu funkcji JEŻELI, ponieważ mamy więcej niż dwa warunki do sprawdzenia.

Wracając do naszego przykładu listy z pracownikami. Dostaliśmy od Szefa maila z informacją, że wszyscy pracownicy z działu Sprzedaży i Obsługi Klienta otrzymają premię. Jej wysokość jest uzależniona od działu, w którym pracują. Premia będzie przyznana tylko tym pracownikom, którzy wypracowali ponad 20 nadgodzin. Szef oczekuje od nas zestawienia z informacją, którzy pracownicy otrzymają premie i jakiej wysokości ona będzie.

Zaczniemy od napisania pierwszego warunku czyli sprawdzenia działu, w którym pracuje pracownik. Jeżeli w pierwszym wierszu kolumny E będzie „Sprzedaż” to premia wyniesie 10%. Nie możemy zrobić w przeciwnym wypadku, gdyż mamy jeszcze inne działy niż Sprzedaż i Obsługa Klienta.

Jako przeciwny wypadek użyjemy znowu funkcji JEŻELI. Jeżeli w pierwszym wierszu kolumny E będzie „Obsługa Klienta” to premia wyniesie 15%. W przeciwnym wypadku chcemy wyświetlić „Brak premii”. Istotne jest aby pamiętać o dodaniu wszystkich nawiasów zamykających funkcję.

Całość będzie wyglądać następująco:

=JEŻELI(E3="Sprzedaż";"10%";JEŻELI(E3="Obsługa Klienta";"15%";"Brak premii"))

Musimy teraz obsłużyć drugi warunek, czyli wymagana ilość 20 nadgodzin, aby uzyskać premię. Dodamy trzecią funkcję JEŻELI przed wcześniej napisanymi funkcjami. Dzięki temu sprawdzimy czy wartość, która jest w pierwszym wierszu kolumny G jest większa lub równa 20. Jeżeli będzie to prawdą to niech wykona się wcześniej napisana przez nas funkcja sprawdzająca dział. W przeciwnym wypadku niech wyświetli się „Brak premii”.

W wyniku powyższej operacji uzyskujemy zapis:

=JEŻELI(G3>=20;JEŻELI(E3="Sprzedaż";10%;JEŻELI(E3="Obsługa Klienta";15%;"Brak premii"));"Brak premii")

który kopiujemy do pozostałych wierszy naszej listy, klikając dwukrotnie prawy dolny róg zaznaczonej komórki.

Dzięki wielokrotnemu użyciu funkcji JEŻELI w szybki sposób możemy przygotować zestawienie, które musi uwzględniać różne warunki.

Łączenie z innymi funkcjami

Funkcja JEŻELI jest niezwykle plastyczna i można ją łączyć z innymi funkcjami. Jak pamiętasz w poście o datach w Excelu wykorzystana w praktyce została funkcja DATA.RÓŻNICA, która wyświetlała nam wiek w skończonych latach, miesiącach i dniach. Niestety przy niektórych wynikach pojawiały nam się brzydko wyglądające zera. Przy użyciu funkcji JEŻELI możemy je wyeliminować.

Mamy więc funkcję: =DATA.RÓŻNICA(D3;DZIŚ();"Y")&" lat "&DATA.RÓŻNICA(D3;DZIŚ();"YM")&" miesięcy "&DATA.RÓŻNICA(D3;DZIŚ();"MD")&" dni", która pokazuje nam aktualny wiek pracowników. Jak widzisz w niektórych przypadkach pojawia się 0 miesięcy lub 0 dni.

Aby usunąć 0 z naszego wieku pracownika musimy każdą DATA.RÓŻNICA zamknąć w funkcji JEŻELI, która nam sprawdzi wynik. Jeżeli wynikiem będzie zero, wówczas nie będziemy chcieli pokazywać tego wyniku. W przeciwnym wypadku pokazujemy informacje o różnicy.

Cały zapis będzie wyglądał następująco:

=JEŻELI(DATA.RÓŻNICA(D3;DZIŚ();"Y")=0;"";DATA.RÓŻNICA(D3;DZIŚ();"Y")&" lat ")&JEŻELI(DATA.RÓŻNICA(D3;DZIŚ();"YM")=0;"";DATA.RÓŻNICA(D3;DZIŚ();"YM")&" miesięcy ")&JEŻELI(DATA.RÓŻNICA(D3;DZIŚ();"MD")=0;"";DATA.RÓŻNICA(D3;DZIŚ();"MD")&" dni")

Analogicznie do wcześniejszych formuł kopiujemy funkcję do pozostały wierszy w kolumnie Wiek pracownika.

Kiedy nie używać funkcji JEŻELI ?

Program Excel pozwala na maksymalne zagnieżdżenie 64 funkcji JEŻELI, ale nie polecam tego robić. Tak naprawdę, jeżeli musisz użyć więcej niż 3 funkcje JEŻELI warto się zastanowić, czy nie lepiej wykorzystać inną funkcję, która zrobi to samo ale prościej i szybciej. Bardzo często taką funkcją okazuje się WYSZUKAJ.PIONOWO, o której opowiem w kolejnym wpisie.

Zbyt wiele zagnieżdżonych funkcji JEŻELI obniża czytelność Twojej formuły i powoduje ból głowy, kiedy trzeba ją zmienić. Dodatkowo bardzo łatwo można zrobić błąd, który będzie występować tylko w niektórych sytuacjach. Wychwycenie takiego błędu przy ogromnych zestawieniach często jest niemożliwe.

Jako zadanie dodatkowe spróbuj w arkuszu do tego postu przy użyciu funkcji jeżeli napisać formułę, która będzie zakładała, że:

  1. Logistyka otrzymuje 7% premii
  2. Księgowość otrzymuje 3% premii
  3. Produkcja otrzymuje 9% premii

Pochwal się w komentarzu formułą, którą stworzyłeś aby obsłużyć powyższe warunki. Myślisz, że jeżeli wrócisz do niej za jakiś czas będziesz potrafić ją zmodyfikować jeśli zmienią się parametry przyznawania premii?


Jeżeli ten tekst był dla Ciebie przydatny podziel się nim ze znajomymi. To jest najlepszy sposób na docenienie Autorki tekstu 😉 Jeśli masz pytania do tego artykułu zadaj je w komentarzu pod postem.