Formatowanie komórek jest podstawową czynnością, z którą spotkamy się tworząc jakiekolwiek zestawienie w programie Excel. Program umożliwia nam wiele różnych formatów, dzięki którym nasze dane zachowują się w określony sposób. Określając kategorie od razu przy tworzeniu tabeli z danymi możemy uniknąć problemów z niepoprawnym zliczaniem danych w formule. W ten sposób unikniemy również żmudnego poszukiwania błędu w przypadku kiedy nasze zestawienie ma wiele wierszy i kolumn lub odwołuje się do innych arkuszy wewnętrznych i zewnętrznych. Do dziś nie zapomnę jak przez liczbę przechowywaną jako tekst szukałam różnicy w bilansie rocznym wynoszącą 3 gr (sic!).

Formatowanie komórek – podział na kategorie

Excel daje nam możliwość wybrania dla każdej komórki jednej z 13 głównych kategorii przedstawienia liczby.

  1. Ogólne
  2. Liczbowe
  3. Walutowe
  4. Księgowe
  5. Data krótka
  6. Data długa
  7. Czas
  8. Procentowe
  9. Ułamkowe
  10. Naukowe
  11. Tekstowe
  12. Specjalne
  13. Niestandardowe

Poniżej przedstawione są wszystkie kategorię formatowania dla danych, które zamierzamy wprowadzić w komórki arkusza kalkulacyjnego wraz z demonstracją jak wygląda każde z nich.

Kategorie formatowania komórek w programie Excel
Kategorie formatowania komórek w programie Excel

Formatowanie ogólne

Jest to domyślne formatowanie komórek dla każdego nowo otwartego arkusza kalkulacyjnego. Jeżeli wprowadzimy liczbę wraz z wartością po przecinku np. 1000,00 do komórki o takim formatowaniu, wówczas Excel automatycznie skróci liczbę do 1000. Jeżeli po przecinku będzie inna liczba niż zero Excel wyświetli ją i potraktuje jak liczbę (ale de facto liczbą ona nie jest). Excel poradzi sobie również kiedy będziemy chcieli np. dodać do siebie liczby sformatowane ogólną kategorią. Nie zaleca się jednak stosowania ogólnej kategorii do liczb.

Formatowanie liczbowe

Analogicznie w przypadku wprowadzenia do komórek liczb powinniśmy ustalić ich formatowanie jako liczbowe. Ten sposób formatowania komórek daje nam możliwość wyświetlania miejsc po przecinku, którego możemy dokonać klikając przycisk zwiększenia lub zmniejszenia miejsc po przecinku na wstążce „Narzędzia główne” w sekcji „Liczba”.

Przyciski zmniejszenia i zwiększenia ilości miejsc po przecinku.
Przyciski zmniejszenia i zwiększenia ilości miejsc po przecinku

Dokładnie to samo możemy zrobić klikając prawym przyciskiem myszy na komórce, którą chcemy sformatować i wybierając opcję „Formatuj komórki…”. Następnie wyświetli nam się kolejne okno, w którym możemy wybrać kategorię formatowania oraz konkretne działania jakie możemy wykonać na danych.

Ostatni sposób dostania się do tego okna to szybki skrót klawiaturowy CTRL + 1 .

Zacznij od początku stosować skróty klawiaturowe.
Im szybciej się ich nauczysz tym lepiej dla Ciebie.
Ustawienia kategorii formatowania liczbowego
Ustawienia kategorii formatowania liczbowego

Kolejna przydatna funkcja przy kategorii formatowania liczbowego to separator tysięcy. Dzięki niej taka liczba: 1000000,00 będzie wyglądała tak: 1 000 000,00. Separator tysięcy możemy włączyć zaznaczając opcję pod ustawieniem ilości miejsc po przecinku (spójrz na powyższe zdjęcie). Szybszym sposobem jest wykorzystanie przycisku, który jest na lewo od wspomnianych wcześniej przycisków zmniejszania i zwiększania miejsc po przecinku na wstążce „Narzędzia główne” sekcja „Liczba”. Musimy pamiętać aby mieć wybraną komórek lub zakres komórek, których dotyczy robiona przez nas zmiana.

Formatowanie walutowe i księgowe

Formatowanie walutowe oraz księgowe służą do przedstawiania liczb wraz z walutą. Liczba jest wówczas automatycznie przedstawiana z separatorem tysięcy i domyślnie posiada do dwóch miejsc po przecinku. Jedyna różnica pomiędzy tymi formatowaniami występuje w przedstawieniu danych w kolumnie.

Różnica między formatowaniem walutowym i księgowym

Na pewno zauważyłeś, że przy formacie księgowym przecinki i znak waluty są w jednej linii, nie zależnie od wielkości kwoty. Nie możesz zmienić położenia tekstu w komórce. Domyślnie dane są wyrównane do prawej strony.

W przypadku formatu walutowego możemy dane wyrównać do lewej lub je wyśrodkować, ale wówczas przecinek i znak waluty są w różnych miejscach, a ich położenie jest zależne od wielkości liczby.

W obu przypadkach mamy możliwość zmiany znaku waluty na inny równie popularny jak np. $ lub €. Excel umożliwia nam skorzystanie z przytłaczająco dużej bazy znaków walut z różnych zakątków świata takich jak np. Bitcoin lub taka bengalska.

Różnorodność walut w programie Excel
Różnorodność walut w programie Excel

Data krótka i data długa

Wprowadzając do Excela datę powinniśmy zastosować format daty, który zadziała niezależnie od naszych ustawień regionalnych. Taki format to YYYY-MM-DD. Zapisując w ten sposób datę mamy pewność, że nie jest ona potraktowana jak tekst tylko właśnie jako data.

Przedstawiona przez mnie przykładowa data w formacie: 26.09.1902 jest interpretowana przez Excela jako data tylko dlatego, że tak interpretuje datę mój system operacyjny. Jeśli chcesz sprawdzić jak Twój system definiuje datę wystarczy, że spojrzysz w prawy dolny róg swojego monitora. Tam system wyświetla datę i godzinę. Aby zmienić swoje ustawienia regionalne wystarczy przejść do Panelu sterowania – Zegar i region – Zmień formaty daty, godziny i liczb. Formaty dat, które są zależne od regionu są oznaczone gwiazdką w Excelu.

Powyższy problem jest bardzo dobrze wytłumaczony przez Piotra Majcher w formie krótkiego i niezwykle wartościowego filmu na jego kanale na YouTube.

Daty w programie Excel są bardzo obszernym tematem i powodują wiele trudności nie tylko początkującym, ale i średnio zaawansowanym. Dlatego osobny artykuł o datach w Excelu znajdziesz pod tym linkiem.

Formatowanie czasu

Musisz wiedzieć, że Excel wartość sformatowaną jako czas traktuję jak liczbę. Podobnie jak z datami, tak i czas potrafi zrobić masę błędów kiedy chcemy na przykład obliczyć różnicę między godzinami. Na potrzeby tego artykułu chciałabym, żebyś wiedział/a, że Excel rozpozna naszą wartość jako czas w momencie, gdy podamy go w odpowiednim formacie.

Na poniższym zdjęciu jest pokazana lista prawie wszystkich formatów czasu, które są rozpoznawane przez program Excel. Jeżeli kiedykolwiek będziesz się zastanawiać jak powinieneś zapisać format czasu wystarczy, że wejdziesz w formatowanie komórek i wybierzesz opcję czas, a Excel Ci wszystko powie 🙂 Analogicznie postąpisz jeżeli będziesz szukać formatu daty.

Formatowanie komórek - formaty czasu
Formatowanie komórek – formaty czasu

Tak samo jak format daty, tak i format czasu jest definiowany przez nasze ustawienia systemowe (regionalne), na które trzeba zwrócić uwagę przy wyborze formatu.

Nie jest to najlepsza metoda zapisywania czasu. Zdecydowanie lepszym sposobem jest wykorzystanie funkcji CZAS, o której napiszę w przyszłości oddzielny wpis.

Formatowanie procentowe i ułamkowe

W przypadku formatowania procentowego, liczba jest mnożona przez 100 i dodawany jest do niej znak %. Jedyną opcją jaką możemy wykonać na tego typu danych to zmiana ilości miejsc po przecinku.

Formatowanie ułamkowe zamienia liczbę na wybrany przez nas ułamek. Przykładowo zapisujemy w komórce liczbę jako 0,5 , ale przy formatowaniu ułamkowym wyświetli nam się 1/2. W przypadku formatowania ułamkowego możemy wybrać typ ułamków.

Formatowanie komórek - typy formatowania ułamkowego
Typy formatowania ułamkowego

Formatowanie naukowe

Formatowanie naukowe zmienia nam liczbę na notację naukową. Tego typu zapis liczb jest niezwykle pomocny przy zapisywaniu bardzo dużych lub bardzo małych liczb (bliskich niemal 0). Po więcej informacji o notacji naukowej odsyłam Cię na stronę Wikipedii.

Formatowanie tekstowe

Komórki, które sformatujemy jako tekst są traktowane jak ciąg znaków nawet jeżeli są one liczbą. Wówczas taki tekst automatycznie jest wyrównany do lewej strony komórki. W przeciwieństwie do liczb, które domyślnie wyrównane są do prawej strony.

Jeżeli wpiszemy liczbę w pole sformatowane jako tekst wyświetli się nam w lewym górnym rogu komórki zielony trójkąt. Program w ten sposób poinformuje nas, że liczba w tej komórce jest przechowywana jako tekst. Dodatkowo po kliknięciu komórki Excel wyświetli nam opcję do wyboru gdzie jedną z nich będzie konwersja na liczbę lub ignorowanie błędu. Jeżeli zignorujemy błąd komunikat nie wyświetli się ponownie dla tej komórki.

Formatowanie specjalne

W formacie specjalnym mamy możliwość wyświetlenia liczb jako kod pocztowy (00-000), numer telefonu (w wersji 6 i 7 cyfrowej) oraz numeru PESEL i NIP.

Formatowanie niestandardowe

Formatowanie niestandardowe jest bardzo ciekawym tematem, który został obszernie opisany w artykule pod tym linkiem.


Jeżeli ten tekst był dla Ciebie ciekawy, podziel się nim ze znajomymi. To jest najlepszy sposób na docenienie Autorki tekstu 😉 Jeśli masz pytania do tego artykułu zadaj je w komentarzu pod postem. Postaram się odpowiedzieć na wszystkie jak najszybciej.